Mail-Benachrichtigung

Gmx und Web.de starten Briefankündigung: Das steckt dahinter

Deutsche Post: 2020 bereits 10.000 Beschwerden

Die Bundesnetzagentur zählt 2020 bereits 10.000 Beschwerden über Deutsche Post und Konkurrenten. Die Hälfte davon über Paketzustellungen. 1.300 mehr als im Juli letzten Jahres.

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Morgens erfahren, dass bald ein Brief ankommt: Nutzer von Web.de und Gmx können sich Umschlag-Fotos vorab mailen lassen. Wie geht das?

Berlin. Vorher Bescheid bekommen, wo sich ein bestelltes Paket gerade befindet und in welchem Zeitfenster es geliefert wird: Diesen praktischen Service kennen schon jetzt viele, die gerne online einkaufen.

Bei Briefen, die man erwartet, musste man bislang hingegen warten, bis die Sendung im Briefkasten gelandet ist. Das ändert sich ab sofort – zumindest für Kunden, die bei einer der beiden 1&1-Töchter Gmx und Web.de ein E-Mail-Postfach besitzen.

Mit der neuen Funktion Briefankündigung, die sich im Mailkonto kostenlos aktivieren lässt, können sich Besitzer der E-Mail-Postfächer auf Wunsch schon frühmorgens benachrichtigen lassen, wenn ihnen im Laufe des Tages eine Briefsendung zugestellt werden soll.

Das Besondere: Der Empfänger erhält im Anhang der Benachrichtigungsmail ein Foto des Briefumschlags mitgeschickt. So lässt sich bereits vorab erkennen, wer der Absender ist und um welche Art des Schreibens es sich handeln könnte.

Wer länger verreist, verpasst keinen Brief mehr

Der Service, der seit Montag freigeschaltet ist, soll den Auftakt einer großangelegten Kooperation zwischen der Deutschen Post und den E-Mail-Anbietern Gmx und Web.de darstellen, die nach eigenen Angaben rund 34 Millionen registrierte Kunden verzeichnen. Demnach soll die Briefankündigung theoretisch jedem zweiten Internetnutzer zur Verfügung stehen.

Einen Mehrwert soll die Vorab-Benachrichtigung beispielsweise für Nutzerinnen und Nutzer darstellen, die längere Zeit verreist sind, aber wichtige Briefsendungen erwarten. Der Briefempfang soll „für unsere Kunden noch bequemer und flexibler“ gestaltet werden, Papierpost lasse sich damit wie E-Mails digital archivieren, sagt Tobias Meyer, Konzernvorstand Post und Paket Deutschland von Deutsche Post DHL Group. „Zudem erhalten sie damit mehr Transparenz über die Zustellqualität der Deutschen Post“.

Briefankündigung: Service soll Mails und Briefpost zusammenführen

„Mit der Briefankündigung führen wir E-Mail- und Brief-Verkehr in einem Postfach zusammen, was vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung der Kommunikation ein wegweisender Schritt ist“, sagt Jan Oetjen, Geschäftsführer der beiden E-Mail-Anbieter Gmx und Web.de.

„Künftig wird der Nutzer die Möglichkeit haben, alle relevanten Informationen von Unternehmen und auch Behörden übersichtlich an einem Ort zu organisieren und zu archivieren“. Bald sollen auch Inhalte von Briefen abgebildet werden können (siehe unten).

Kunden, die den neuen Service nutzen möchten, können die Briefankündigung auf Wunsch direkt in den Einstellungen des eigenen E-Mail-Kontos aktivieren. Dafür genügt bereits ein kostenloses Nutzerkonto. Vor der freiwilligen Aktivierung müssen eingeloggte Nutzer aus Datenschutzgründen zunächst ihre ausdrückliche Einwilligung hinterlassen. Das geht in zwei einfachen Schritten.

So lässt sich die Briefankündigung bei Web.de und Gmx einrichten

Als erstes geben sie im Menüpunkt „Briefankündigung“ ihre Postadresse an. Um zu prüfen, ob diese Postadresse dem Mailkonto-Inhaber gehört, sendet die Deutsche Post anschließend einen normalen Brief an diese Adresse.

Der Brief enthält einen Bestätigungs-QR-Code, den der Empfänger mit dem Smartphone scannen kann. Ersatzweise kann er auch einen zwölfstelligen Bestätigungscodes aus dem Brief im E-Mail-Postfach eingeben. Mit diesem zweiten Schritt bestätigt der Nutzer seine Adresse und ist anschließend für die Briefankündigung registriert. Bei Bedarf lässt sich der Service jederzeit wieder deaktivieren.

Deutsche Post: Briefe sollen sich durch Umschlag-Fotos nicht verzögern

Zwar zeigt das vorab per Mail übermittelt Foto nur die Außenansicht des Briefumschlags. Dennoch stellen das Versenden des Fotos und das Zusammenführen eines Mailkontos mit einer echten Postadresse hohe Anforderungen an den Datenschutz.

So versprechen Deutsche Post und die beiden Mailanbieter, dass die Fotos der Briefpost „automatisiert unter Einhaltung der deutschen Datenschutz- und Sicherheitsstandards“ in den Sortierzentren der Deutschen Post entstehen. Kein Brief soll dadurch verzögert an der Hausanschrift des Empfängers ankommen, heißt es.

Übrigens: Fotos der Briefumschläge schießt die Deutsche Post bereits seit langem, um den maschinellen Sortierprozess zu beschleunigen, wie die Post unserer Zeitung bestätigt. Neu ist nur die Weiterleitung per E-Mail. Wie bisher auch werden die Fotos aber nach spätestens fünf Tagen aus den Systemen der Deutschen Post gelöscht, heißt es.

Fotos von Briefumschlägen per Mail: So sollen die Daten geschützt sein

Sämtliche Daten, die zwischen Deutscher Post und den Mailanbietern ausgetauscht werden, sind laut der Anbieter mit einer durchgehenden Transportverschlüsselung geschützt. Die Daten bleiben in abgesicherten IT-Systemen und deutschen Rechenzentren. Der gesamte Prozess erfüllt die Anforderungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung, betonen die Anbieter.

Wer mehr Sicherheit möchte, der kann sein Postfach wie bisher auch kostenfrei mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen. Dann erhält man bei jeder Anmeldung noch einen Sicherheits-Code aufs Handy. Dass die Brief-Fotos wirklich von der Deutschen Post und dem passenden Mailanbieter kommen, sollen Nutzer anhand eines eindeutigen Siegels erkennen können.

Briefankündigung: Nicht alle Arten von Sendungen abgedeckt

Vorerst betrifft die Mail-Ankündigung nur Briefe, die auch den automatischen, maschinellen Sortierprozess durchlaufen. Nicht dazu gehören derzeit etwa Express-Sendungen oder Schriftstücke aus Postzustellaufträgen, etwa Briefe vom Amtsgericht.

Neben dem Service der Briefankündigung wollen die beiden Mailanbieter die Postfächer demnächst um weitere automatisierte Funktionen erweitern. Damit soll nach eigenen Angaben auch das Auffinden wichtiger Mails und Briefe, eine Termin-Erinnerung sowie Sortier-, Archivierungs- und Antwortfunktionen möglich sein.

Ab 2021 digitale Kopie des Briefinhalts geplant

Das Brief-Foto von außen als Vorab-Benachrichtigung: Das soll nur ein erster Schritt sein. Nach und nach soll die gemeinsame Kommunikation insgesamt digitaler werden.

Wie Deutsche Post, Gmx und Web.de mitteilen, sollen Nutzer ab kommendem Jahr auch eine digitale Kopie des gesamten Briefinhalts, also nicht nur des Umschlags, vorab per Mail erhalten können. Der Briefinhalt wird dann voraussichtlich als digitale Kopie in Form einer PDF-Datei an die E-Mail angehängt werden.

Auch dieser für das kommende Jahr geplante Service soll dann weiterhin freiwillig und kostenlos für Kunden der Mailanbieter sein und ebenso datenschutzkonform und abgesichert wie bisher. Für Firmen ist das digitale Zusenden von Briefinhalten bereits möglich.

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